Allzu oft sehen die Veranstalter und Teilnehmer in Offsite-Firmentagungen und sogenannten Firmenfreizeiten nur ein weiteres Team-Meeting, jedoch mit dem zusätzlichen Vorteil eines gemütlichen Abendessens oder einer Runde Golf. Aber insbesondere diese Veranstaltungen bieten eine ausgezeichnete Gelegenheit, die betriebseigene Unternehmenskultur aufzubauen, indem Ihr Team dem alltäglichen Arbeitsdruck entfliehen kann - weg von der vertrauten Büroumgebung. Dennoch verpuffen viele dieser Firmentagungen/-freizeiten ohne nachhaltige Wirkung. Warum? Da sie erheblichen Organisations- und Planungsaufwand erfordern, um erfolgreich zu sein – diese Zeit nehmen sich viele Unternehmen nicht. Dabei ist die Struktur eines sogenannten Corporate Retreats ebenso wichtig wie seine logistischen Rahmenbedingungen, sein Veranstaltungsort, die Agenda und der Reiseaufwand. Damit können Sie sicherstellen, dass sich die Mitarbeiter mit der Veranstaltung und vor allem auch miteinander auseinandersetzen.
Warum ist Mitarbeiterengagement so wichtig?
Auf das Programm und die Agenda kommt es an! Gewinnen Sie die Aufmerksamkeit Ihrer Mitarbeiter und beziehen Sie Ihre Kollegen während des gesamten Rahmenprogramms ein. Eine durchorganisierte Agenda und fest definierte Ziele sind für die bevorstehende Firmenfreizeit mit Ihren Teams von enormer Wichtigkeit, da sie die gewünschten Ergebnisse vorantreibt. Werden Sie sich bereits vorher bewusst, was Sie mit der Durchführung der Veranstaltung erreichen möchten, welches Auftreten Sie vermitteln und welche Gruppendynamik Sie in Gang setzen wollen. Stellen Sie sicher, dass Sie diese gewünschten Ergebnisse im Voraus festlegen. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass sich viele Unternehmen für Tagungen mit breitgefächerten und allgemeinen Themen entscheiden. Das resultiert aber oft nicht in den proaktiven, produktiven Dialog, den Sie sich wünschen. Eine durchgeplante Agenda ist viel effektiver, indem sie durch klare Ziele und gewünschte Ergebnisse für jeden Programmpunkt ergänzt wird. Jedem Teilnehmer sollte während der Firmenfreizeit leicht verständlich gemacht werden, wie sie durch gezielte Gruppendialoge und Diskussionen einen enormen Beitrag zur Erreichung der Unternehmensziele leisten. Wenn Sie das Engagement Ihrer Mitarbeiter während eines Corporate Retreats steigern möchten, beziehen sie Ihre Top-Führungskräfte mit ein. Die Unterstützung der Mitglieder des Senior-Teams hat einen großen Einfluss auf Ihre Mitarbeiter. Dadurch können zahlreiche Teilnehmer gewonnen werden, was der Firmenfreizeit einen höheren Stellenwert verleiht. Wenn sich Mitarbeiter aktiv engagieren, lassen die positiven Auswirkungen innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens nicht lange auf sich warten.
Wie engagieren Sie Ihre Mitarbeiter während einer Firmentagung?
Die Einstellung von Gastdozenten oder Motivationsrednern bietet die großartige Möglichkeit, Diskussionen innerhalb der Teams anzuregen und eine Firmentagung dadurch von regelmäßigen Meetings abzugrenzen. Sie sollten jedoch sicherstellen, dass die Redner gut zum Thema und Ihrem Team passen und keine „0815“-Moderatoren sind. Wenn Sie mit dem Referenten über das allgemeine Ziel Ihres Retreats sprechen, sollten Sie die Präsentation entsprechend anpassen, so dass sie Ihren Erwartungen entspricht. Spannende (oder unkonventionelle) Ideen zur Einbeziehung der Teilnehmer sind der Schlüssel zum Erfolg eines Offsite-Teamevents. Dabei sollte der Spaß während solcher Firmentagungen nicht vernachlässigt werden, besonders wenn lange Sitzungen geplant sind. Energizer, interaktive Breakout-Sessions und andere, kreative Programmzusätze können dazu beitragen, den Tag auf unterhaltsame Weise ausklingen zu lassen und die Motivation der Mitarbeiter zu fördern – ob durch musikalische Icebreaker, Wettkampfspiele oder ganze Turniere. In größeren Unternehmen sind letztgenannte nützlich, um den Austausch zwischen verschiedenen Teams und deren Mitgliedern anzuregen, die sich im Arbeitsalltag normalerweise nicht begegnen. Der Einbezug eines externen Moderatos, wie Team Building Asia, kann für ein Team-Retreat extrem wichtig sein, wenn es um die Planung und Leitung der Veranstaltung geht. Der Dienstleister ist in der Lage, den Prozess vorurteilsfrei zu bewerten und zu analysieren, ohne vorher genaue Vorstellungen über die Teamdynamik in Ihrem Unternehmen zu haben. Team Building Asia ist idealerweise Teil des Planungsprozesses, um sich mit dem Unternehmen und seinen Zielen vertraut machen zu können und sicherzustellen, dass die Firmenfreizeit die gewünschten Ergebnisse verspricht. Machen Sie sich bewusst, dass Sie einen genauen Plan, inklusive zukünftiger Schritte und Ziele, erstellen sowie Ihren Mitarbeitern Möglichkeiten für Feedback nach der Firmentagung eröffnen, damit Sie die Früchte der gemeinsam verbrachten Firmenfreizeit ernten können. Halten Sie alle Notizen und Bemerkungen in einem Dokument fest, welches Sie an alle Teilnehmer verteilen. Achten Sie darauf, dass Sie die gesamte Firmentagung bewerten. Schauen Sie sich dabei Positives und Negatives zusammen mit eventuellen Verbesserungsvorschlägen an, um für das nächste Mal bestens gewappnet zu sein.
Schlussfolgerungen
Zeit und Mühe in die Planung eines interessanten Offsite-Events sowie die Einbeziehung aller Mitarbeiter zu investieren lohnt sich! Am Ende des Tages macht dieser Aufwand wirklich einen großen Unterschied. Eine erfolgreiche Firmentagung kann einen sehr großen Einfluss auf das jeweilige Unternehmen ausüben, indem neue Kommunikationswege geschaffen werden und die Teamdynamik nachhaltig positiven Veränderungen unterliegt.
Stuart Harris ist Mitbegründer und Geschäftsführer von Catalyst Hong Kong & China, Team Building Asia
